İhracata başlamak, ürünü bir kutuya koyup yurt dışına göndermekten farklıdır: işin sırası pazar seçimi, ürünün o pazarın kurallarına uygunluğu, belge seti ve ancak ondan sonra taşıma şeklindedir. Bu sıra bozulduğunda en sık yaşanan şey, alıcı bulunmuş ve fiyat anlaşılmış olmasına rağmen ürünün hedef ülkenin aradığı belgeyi taşımadığının son anda ortaya çıkmasıdır. Aşağıda ilk ihracatını planlayan bir firmanın hangi kararı hangi aşamada vermesi gerektiğini ele alıyoruz.
İhracatta ilk üç soru
Pazar araştırmasına girmeden önce üç soruya yazılı cevap verilir. Birincisi: hangi ürünü ihraç ediyorsunuz ve o ürünün hedef pazarda ayırt edici yanı nedir? İkincisi: alıcı kim; son kullanıcıya mı, distribütöre mi, zincir bir satıcıya mı satıyorsunuz? Üçüncüsü: ürünü hangi hacimde ve hangi düzenlilikte verebiliyorsunuz?
Üçüncü soru genellikle hafife alınır. İhracatta en can sıkıcı durum, alıcıyı bulduktan sonra onun istediği tempoyu tutamamaktır. Yurt dışındaki bir distribütör, tek seferlik parti değil tekrarlanabilir bir tedarik arar; üretim ya da tedarik tarafınız bu tempoyu kaldıramıyorsa ilişki ilk siparişten sonra durur.
Pazar ve alıcı seçimi
Pazar seçiminde tek ölçüt pazarın büyüklüğü değildir. Ürüne erişim kolaylığı, taşıma mesafesi, gümrük tarafındaki yük ve o pazarda halihazırda kimlerin satış yaptığı birlikte değerlendirilir. Yakın coğrafyadaki küçük bir pazar, uzaktaki büyük bir pazardan daha hızlı sonuç verebilir; çünkü taşıma süresi kısa, numune gidiş gelişi kolay ve iletişim daha az maliyetlidir.
Alıcı tarafında da seçim yapılır. Aşağıdaki üç yol, iş yükü ve kazanç açısından birbirinden ayrışır:
- Distribütör: ülkede tek muhatap olur, pazarlamayı ve satış sonrasını kendisi yürütür. Siz daha az operasyon yaparsınız, karşılığında fiyat tarafında daha fazla pay verirsiniz.
- Çok sayıda bayi: pazara daha geniş yayılırsınız ama her birinin siparişini, sevkiyatını ve tahsilatını ayrı yönetmek gerekir.
- Kurumsal alıcı ya da proje: tek seferde yüksek hacim verebilir, ancak genellikle teknik şartname, belge ve numune aşamaları daha ağırdır.
Ürünün hedef ülke kurallarına uygunluğu
Her ülke kendi pazarına giren ürüne ilişkin kuralları kendisi koyar. Bir ürün Türkiye'de sorunsuz satılıyor olabilir ama hedef ülkede ek bir uygunluk belgesi, farklı bir etiket dili ya da farklı bir fiş ve besleme standardı gerekebilir. Bu nedenle uygunluk sorusu alıcı bulunduktan sonra değil, pazar seçilirken sorulur.
Pratikte en çok karşılaşılan başlıklar şunlardır: ürünün tabi olduğu teknik düzenlemeler, etiket ve kullanım kılavuzunun dili, ambalaj üzerindeki zorunlu bilgiler, ürün içindeki pil ve lityum hücrelerin taşımaya ilişkin kuralları. Bu başlıkların tamamı ürün bazında değişir; genel bir liste yerine her ürün için tek tek kontrol edilmesi gerekir.
Belge seti: ihracat dosyasının iskeleti
İhracat dosyası, birbiriyle tutarlı olmak zorunda olan bir belge kümesidir. Belgelerden biri diğeriyle çelişirse süreç durur; bu yüzden ürün tanımı, adet ve ağırlık bilgileri tüm belgelerde aynı yazılır.
| Belge | Ne işe yarar |
|---|---|
| Ticari fatura | Satışın tarafları, ürün tanımı, miktar ve bedeli gösterir |
| Çeki listesi | Hangi kolide ne olduğunu, adet ve ağırlıkları ayrıntılandırır |
| Taşıma senedi | Malın taşıyıcıya teslim edildiğini ve taşıma koşullarını belgeler |
| Menşe belgesi | Ürünün hangi ülkede üretildiğini gösterir |
| Dolaşım belgeleri | Avrupa Birliği'ne yapılan sevkiyatlarda ATR, serbest ticaret anlaşması bulunan ülkelerde EUR.1 düzenlenir |
| Ürüne özel belgeler | Hedef ülkenin o ürün için aradığı uygunluk ve test belgeleri |
Dolaşım belgeleri alıcı için doğrudan maliyet anlamı taşır; bu yüzden alıcı bunları sıkı takip eder. Belgenin düzenlenebilmesi ürünün menşeine bağlıdır, dolayısıyla üretim ve bileşen bilgisinin dosyada düzenli durması gerekir.
Fiyat, teslim noktası ve ödeme
İhracat fiyatı fabrika ya da depo çıkış fiyatıyla aynı değildir. Ambalajlama, yurt içi taşıma, liman masrafları, belge düzenleme ve taşıma bedelinin hangi tarafta kaldığı teslim şekline göre değişir. Alıcıya verilen fiyatın hangi teslim noktasına ait olduğu yazılmazsa, iki taraf aynı sayıyı farklı anlar. Teslim şekillerinin ayrımını daha önce Incoterms yazısında ele aldık.
Ödeme tarafında ise ihracatçı olarak bu kez riskin karşı ucundasınız: mal elinizden çıktıktan sonra bedelin tahsil edilip edilmeyeceği sorusu sizin sorununuz olur. İlk işlemlerde ödemeyi belgeye ya da banka taahhüdüne bağlamak, mal mukabili çalışmaya göre çok daha güvenlidir.
Numune ve ilk sevkiyat
İhracatta ilişki genellikle numuneyle başlar. Numune gönderimi küçük bir iş gibi görünse de kendi kuralları vardır: numunenin de bir faturası, bir tanımı ve bir değeri olmalıdır; ürün pil içeriyorsa taşıma kuralları ayrıca geçerlidir. Numunenin gönderildiği hâli, seri sevkiyatta çıkacak ürünle birebir aynı olmalıdır; aksi hâlde ilk partide uyuşmazlık doğar.
İlk sevkiyatta hacim küçükse parsiyel taşıma ya da hava kargo, hacim büyükse tam konteyner değerlendirilir. İlk partiyi kasıtlı olarak küçük tutmak çoğu durumda doğru karardır: belge akışı, ambalaj dayanıklılığı ve alıcı tarafındaki gümrük süreci gerçek bir sevkiyatta sınanmış olur ve ortaya çıkan eksikler büyük parti riske girmeden düzeltilir.
Kısa kontrol listesi
- Hedef pazarı yalnızca büyüklüğüne değil, erişim kolaylığına göre de seçin.
- Alıcı tipini baştan belirleyin: distribütör, bayi ağı ya da kurumsal alıcı.
- Ürünün hedef ülkedeki uygunluk gereklerini alıcı bulmadan önce sorun.
- Belge setindeki ürün tanımı, adet ve ağırlıkları birebir tutarlı tutun.
- Fiyatın hangi teslim noktasına ait olduğunu yazılı belirtin.
- İlk partiyi küçük tutun ve çıkan eksikleri büyük sevkiyattan önce kapatın.
KAV Elektronik ihracat tarafında belge ve taşıma sürecini yürütür; Türkiye'den yurt dışına gönderilecek sevkiyatlarda dolaşım belgeleri, ambalaj uygunluğu ve taşıma organizasyonu birlikte planlanır.