Konsolidasyon, farklı tedarikçilerden alınan malların çıkış ülkesindeki bir depoda toplanıp tek bir sevkiyata dönüştürülmesidir. Kazancı basittir: üç ayrı küçük sevkiyat yerine tek sevkiyat yapılır, böylece taşıma, belge ve gümrük tarafındaki tekrar eden maliyetler bir kez ödenir. Aşağıda akışın adımlarını, mal daha çıkış ülkesinde dururken neler yapılabileceğini ve hangi işletmeler için anlamlı olduğunu anlatıyoruz.
Sorun: üç tedarikçi, üç ayrı sevkiyat
Çok tedarikçili alım yapan işletmelerin karşılaştığı tablo şudur: kamera bir firmadan, kablo ve aparat ikinci firmadan, ambalaj malzemesi üçüncü firmadan geliyor. Her biri ayrı ayrı gönderildiğinde maliyet üç yere dağılmaz, üç kez tekrarlanır. Her sevkiyat için ayrı taşıma organizasyonu, ayrı belge seti ve ayrı gümrük işlemi gerekir. Küçük hacimli yükler ayrı ayrı gönderildiğinde birim maliyet yükselir; üstelik üç sevkiyat üç ayrı takvim demektir, biri geciktiğinde elinizde eksik bir set kalır.
İkinci bir sorun daha vardır: mal yola çıktıktan sonra üzerinde bir şey yapamazsınız. Eksik gelen koli, yanlış model, hasarlı karton ya da etiketsiz ürün ancak varışta görülür ve o noktada tedarikçiye geri dönmek hem zaman hem taşıma maliyeti demektir.
Konsolidasyon tam olarak nedir
Tedarikçilere malı size değil, çıkış ülkesindeki bir depoya göndermeleri söylenir. Depo gelen her partiyi kabul eder, sayar, kayda alır ve sizin siparişiniz tamamlanana kadar bekletir. Siparişin tamamı toplandığında mallar tek sevkiyat olarak hazırlanır, paletlenir ve bir kerede yüklenir. Siz tek bir sevkiyatı, tek bir belge setini ve tek bir gümrük işlemini takip edersiniz.
Burada depo yalnızca bir adres değildir; malın görüldüğü, sayıldığı ve gerekirse müdahale edildiği yerdir. Konsolidasyonun asıl değeri de taşıma tasarrufundan çok bu kontrol imkânıdır.
Akış adımları
- Siparişler verilirken her tedarikçiye depo adresi ve sevkiyat referansınız bildirilir; kolilerin üzerine bu referansın yazılması istenir.
- Tedarikçi malı depoya gönderir. Depo gelen partiyi koli ve karton bazında sayar, ölçer, tartar ve hangi tedarikçiden hangi kalemin kaç koli geldiğini kayda alır.
- Sipariş ile gelen mal karşılaştırılır. Eksik, fazla ya da yanlış kalem varsa mal depodayken tedarikçiye bildirilir.
- Ambalaj sevkiyata uygun hale getirilir: zayıf kartonlar değiştirilir, gereksiz hacim üreten kolilerde iç düzen yeniden kurulur, gerekiyorsa koliler birleştirilir.
- Etiketleme ve işaretleme yapılır; koli numaraları, barkodlar ve varsa ürün üzerindeki etiketler tamamlanır.
- Koliler paletlenir, streçlenir ve palet ölçüleri ile ağırlıkları kaydedilir.
- Paket listesi ve koli ölçü tablosu çıkarılır, sevkiyat öncesi fotoğraf kaydı alınır.
- Sevkiyat biçimi kesinleşir, yükleme yapılır ve belge seti tamamlanarak sevkiyat yola çıkar.
Mal çıkış ülkesinde dururken yapılabilenler
Malın henüz yola çıkmamış olması, hataları en düşük maliyetle düzeltme fırsatıdır. Depoda yapılabilecek işler şunlardır:
- Koli bazında sayım ve karton içi adet doğrulaması.
- Model, renk ve versiyon kontrolü; siparişle eşleşmeyen kalemin ayrılması.
- Koli etiketi, barkod ve ürün üzerindeki işaretlemelerin yapıştırılması.
- Hasarlı ya da eksik partinin tedarikçiye geri çevrilmesi, yenisinin istenmesi.
- Zayıf ya da ıslanmış ambalajın yenilenmesi, iç dolgunun düzeltilmesi.
- Sevkiyat öncesi fotoğraf ve ölçü kaydının alınması, böylece varışta çıkan bir hasarın hangi aşamada oluştuğunun izlenebilmesi.
Bu işler mal Türkiye'ye geldikten sonra da yapılabilir, ama o noktada eksik malzemeyi tamamlamanın maliyeti bambaşkadır. Varışta yanlış model çıktığında elinizde iki seçenek kalır: malı geri göndermek ya da onunla idare etmek.
Koli ölçüsü ve ağırlık bilgisinin ağırlığı
Depoda alınan ölçü ve ağırlık kayıtları iki yerde doğrudan karşınıza çıkar. Birincisi navlundur: taşıma ücreti yükün hacmi ile ağırlığından baskın olana göre belirlendiği için ölçülerin doğru olması teklifin doğru olması anlamına gelir. Tedarikçinin verdiği ölçüler yuvarlanmış ya da eski ambalaja göre olabilir; depoda yeniden ölçülmesi tahmini gerçeğe çevirir.
İkincisi beyan tarafıdır. Paket listesindeki koli adedi, kalem adedi ve ağırlıklar belgeler arasında tutmalıdır. Belge ile fiili yük arasındaki uyumsuzluk, en iyi halde açıklama yazışması, kötü halde fiziki muayene ve bekleme üretir. Depoda tutulan düzenli bir koli ölçü tablosu bu riski baştan kapatır.
Depoda bekleme süresi ve geciken tedarikçi
Konsolidasyonun zayıf noktası şudur: sevkiyat, en yavaş tedarikçinin hızında gider. Üç tedarikçiden ikisi malı zamanında gönderip biri gecikirse, tamamlanmış iki parti depoda bekler. Bu yüzden konsolidasyon planlanırken iki şey baştan kararlaştırılır. Birincisi, her tedarikçi için depoya varış tarihi; ikincisi, bu tarih aşılırsa ne yapılacağı.
İkinci sorunun cevabı genellikle kısmi gönderim kararıdır: hazır olan yük yola çıkarılır, geciken kalem sonraki sevkiyata bırakılır. Bu karar kendiliğinden doğru değildir, hesaba bağlıdır. Eksik kalan kalem bir setin tamamlayıcısıysa ve o set olmadan satış yapılamıyorsa beklemek daha mantıklı olabilir. Satıştan bağımsız bir kalemse göndermemek için sebep yoktur. Depoda beklemenin de bir sınırı ve maliyeti olduğu için, bekleme süresinin ne kadar ve hangi koşullarla ücretsiz olduğu hizmet başlangıcında sorulmalıdır.
Belge tarafı: birden çok fatura, tek sevkiyat
Tek sevkiyat tek fatura demek değildir. Üç tedarikçiden alınan malın üç ayrı ticari faturası vardır ve bu faturaların hepsi sevkiyat dosyasına girer. Burada dikkat edilecek noktalar şunlardır: her faturadaki kalem tanımının paket listesiyle eşleşmesi, faturaların aynı alıcıya ve aynı sevkiyat referansına bağlanabilmesi, kalemlerin tarife sınıflandırmasının her fatura için ayrı değerlendirilmesi ve teslim şekli ile taşıma masraflarının beyanda doğru yansıtılması. Paket listesi sevkiyatın tamamını, koli numaraları üzerinden hangi kolide hangi tedarikçinin hangi kaleminin olduğunu gösterecek şekilde hazırlanır. Belgelerin bu düzeyde hizalanması işin en sessiz ama en çok zaman kazandıran kısmıdır.
Hangi işletme için anlamlı
Konsolidasyon her ithalatçı için gerekli değildir. Tek tedarikçiden konteyner dolusu mal alan bir işletme için ek bir adımdan ibaret kalır. Anlamlı olduğu profiller şunlardır:
- Düzenli ama küçük hacimli alım yapan, tek başına konteyner dolduramayan işletmeler.
- Aynı ürün ailesini birden çok tedarikçiden toplayan, çok kalemli alım yapanlar.
- Kendi markası için ürün, aksesuar, kablo ve ambalajı ayrı yerlerden tedarik eden girişimciler.
- Varıştan önce sayım, etiket ve ambalaj kontrolü yapılmasını isteyen, varışta sürprizle uğraşmak istemeyen alıcılar.
Özet
Konsolidasyon malı taşımadan önce bir yerde toplayıp görmek demektir. Tedarikçilere tek depo adresi verilir, gelen her parti sayılıp kayda alınır, ambalaj ve etiket sevkiyata hazırlanır, koli ölçüleri doğru biçimde çıkarılır ve yük tek seferde yola çıkar. Kazanç iki başlıktadır: tekrar eden taşıma ve belge maliyetinin bir kez ödenmesi, hataların daha mal çıkış ülkesinde dururken düzeltilebilmesi. Planlamada tek dikkat edilecek nokta geciken tedarikçinin tüm sevkiyatı bekletmesi riskidir; bunun için varış tarihleri ve kısmi gönderim kuralı baştan yazılır. KAV Elektronik, Çin'deki lojistik ve depo ağıyla bu hizmeti başka firmalar adına da veriyor; ayrıca araç kamerası ve benzeri elektronik ürünlerin ithalatını yaparak bayi ve kurumsal satış yürütüyor.