Çin Yeni Yılı öncesi sipariş takvimi, mal rafta olması gereken tarihten geriye doğru sayılarak kurulur: iç nakliye, gümrük işlemleri, deniz ya da hava seferi, limana teslim ve üretim süresi sırayla geri çekilir, çıkan tarih son sipariş tarihidir. Tatil tedarik zincirinde haftalarca süren bir boşluk açar; boşluğun kendisi sürpriz değildir, sürpriz olan hep aynı şeydir: siparişin bir hafta geç verilmesi tatilin arkasına düşmek anlamına gelir.
Fabrika tatili tedarik takvimini neden bozar
Tatilin etkisi tek bir duraklamadan ibaret değil, üç dalga halinde gelir. Birinci dalga tatil öncesidir: her ithalatçı aynı pencereye sığmaya çalıştığı için üretim hatları dolar, fabrika yeni sipariş kabul etmemeye başlar, liman ve acenta tarafında yer bulmak zorlaşır. İkinci dalga tatilin kendisidir: üretim durur, çoğu ofis kapanır, yazışma bile yanıt almaz. Üçüncü dalga dönüş dalgasıdır: hatlar hemen tam kapasiteye dönmez, personel kademeli döner, bekleyen siparişler sıraya girer ve bu gecikme tatilin bittiği gün sona ermez.
Bu üç dalga birlikte düşünülmezse en sık yapılan hata ortaya çıkar: tatilin bitiş tarihine bakıp o tarihten itibaren normal akış varsayılması. Oysa dönüş dalgası, tatilin kendisinden daha uzun süre takvimi etkileyebilir.
Tatil tarihini nasıl teyit edersiniz
Tatilin tarihi ay takvimine göre belirlendiği için her yıl değişir ve resmî tatil ile fabrikaların fiilî kapanışı aynı şey değildir. Fabrikalar genellikle resmî tatilden önce kapanmaya başlar ve resmî tatilin bitiminden sonra kademeli açılır. Bu yüzden takvimi internetten okunan bir tarihe değil, tedarikçiden alınan yazılı bilgiye dayandırmak gerekir. Tedarikçiye sorulacak dört soru şudur:
- Fabrikanın fiilî kapanış tarihi hangi gün?
- Son sipariş kabul tarihi hangi gün, hangi ödeme koşuluyla?
- Tatil öncesi son sevkiyat hangi tarihe kadar limana teslim edilir?
- Tatil sonrası üretim hangi tarihte ve hangi kapasiteyle başlar?
Dördüncü sorunun cevabı yazılı alınmalıdır, çünkü dönüş kapasitesi hakkında sözlü verilen iyimser cevap en çok yanıltan bilgidir. Aynı soruları nakliye acentası tarafına da sormak gerekir: yer rezervasyonu ne zamana kadar yapılabilir, tatil haftalarında sefer programı nasıl değişir.
Rafa giriş tarihinden geriye sayan takvim
Takvim ileriye değil geriye kurulur. Önce malın depoda olması gereken tarih belirlenir, sonra aşağıdaki halkalar sırayla geri çekilir. Her halkanın süresi güzergâha, ürüne ve döneme göre değiştiği için buraya sabit bir süre yazılamaz; süreler tedarikçiden ve acentadan alınarak doldurulur.
| Halka | Süreyi kim verir | Dönemsel riski |
|---|---|---|
| Depodan bayiye sevk | Kendi depo planınız | Sezon yoğunluğu |
| Gümrük işlemleri ve iç nakliye | Gümrük müşaviri | Yoğun dönemde sıra |
| Deniz ya da hava seferi | Nakliye acentası | Tatil öncesi yer bulma |
| Fabrikadan limana teslim | Tedarikçi | Tatil öncesi trafik |
| Üretim ve paketleme | Tedarikçi | Hat doluluğu |
| Numune onayı ve sipariş teyidi | İki taraf | Yazışma yavaşlaması |
Bu halkalar toplandığında çıkan tarih, siparişin verilmesi gereken en son gündür. Tatil dönemine denk gelen planlamada bu tarihe bir de hazırlık payı eklenir; çünkü yoğun pencerede hem üretim hem taşıma tarafında sıra uzar.
Tatil dönemine denk gelen siparişte önlemler
Sipariş kaçınılmaz olarak tatile denk geliyorsa kabullenip plan değiştirmek, tatilin arkasına düşüp hiç plan yapmamaktan iyidir. Alınabilecek önlemler şunlardır:
- Siparişi bölmek: hızlı dönen modeller tatil öncesi pencereye, yavaş dönenler tatil sonrasına bırakılır.
- Emniyet payını dönemsel artırmak: tatil boşluğunu kapatacak stok, normal planlamanın üstüne eklenir.
- Sevkiyat biçimini gözden geçirmek: kritik ve hacmi küçük kalemler için farklı bir taşıma biçimi değerlendirilir.
- Yer rezervasyonunu önceden kapatmak: üretim bitmeden acentayla yer konuşulur.
- Üretim ilerlemesini yazılı takip etmek: hat doluluğu yüzünden kayan üretim en geç fark edilen gecikmedir.
- Ödeme adımlarını öne almak: ödeme koşulu tamamlanmadığı için üretime alınmayan sipariş tatile yakalanır.
- Tatil sonrası ilk siparişi hazırda tutmak: teyit, ürün kodları ve ambalaj bilgisi hazır bekleyen sipariş sıranın başına yakın girer.
Tatil sonrası dönüş döneminde ne izlenir
Dönüş döneminde izlenecek tek şey üretim tarihi değildir. Paketleme ve etiketleme tarafının da hazır olup olmadığı, ambalaj tedarikçisinin dönmüş olup olmadığı ve sevkiyat öncesi kontrolün yapılabilip yapılmadığı ayrı ayrı sorulur. Üretimi bitmiş ama kolisi gelmediği için bekleyen parti, bu dönemde sık görülen bir durumdur.
İkinci izlenecek nokta personel değişimidir. Tatil dönüşünde kadroda değişiklik olan fabrikalarda, daha önce üzerinde anlaşılmış ambalaj düzeni, etiket içeriği ve kalite kriterleri yeni ekip tarafından bilinmeyebilir. Bu yüzden tatil sonrası ilk partide ambalaj ve etiket örneği yeniden teyit edilir; bir önceki sevkiyatın fotoğrafları ve yazılı şartnamesi tedarikçiye tekrar gönderilir. Bu küçük adım, yıl içinde en çok tekrar eden ambalaj hatalarının önünü keser.
Kısa kontrol listesi
- Fabrikanın fiilî kapanış ve açılış tarihleri yazılı alındı mı?
- Son sipariş kabul tarihi ve ödeme koşulu teyit edildi mi?
- Takvim rafa giriş tarihinden geriye doğru mu kuruldu?
- Nakliye acentasından yer rezervasyonu penceresi soruldu mu?
- Hızlı ve yavaş dönen modeller ayrı planlandı mı?
- Tatil boşluğu için emniyet payı dönemsel olarak artırıldı mı?
- Tatil sonrası ilk sipariş teyide hazır bekliyor mu?
KAV Elektronik kendi ithalat takvimini bu düzenle kurar ve Çin tarafındaki lojistik ile depo ağıyla aynı planlamayı ithalat hizmeti verdiği firmalar için de yürütür.